“لدينا مشكلات في التواصل.”
غالبًا ما تسمعين هذه الجملة تُستخدم كعذر لمجموعة من الأمور. سواء كان العمل غير مكتمل، أو الموظفون في مزاج سيئ، أو ضعف التعاون داخل الفريق، أو أي سبب آخر، فهذه العبارة تتكرر كثيرًا. ولو ألقيتِ نظرة على بعض الاستطلاعات، ستجدين أن ضعف التواصل داخل الفريق هو من أكبر أسباب المشكلات في بيئة العمل.
لكن، ماذا يعني ضعف التواصل بالنسبة لكِ؟
عندما يكون التواصل ضعيفًا، لا يتم الالتزام بالمواعيد النهائية. يصبح من الصعب بدء المشاريع. لا تُناقش الأفكار بالشكل المناسب. لا يبذل الموظفون أقصى جهدهم في العمل. وتحدث الخلافات بشكل متكرر. وهذا مجرد جزء بسيط من المشكلة.
تخيّلي موقفًا لا تخبر فيه الممرضة الطبيبة بأي ساق يجب أن تُجري عليها العملية. أو مساعد الطيار الذي لا يخبر الطيار بوجود ضرر في أحد محركات الطائرة.
سواء كان هناك إفراط في التواصل، أو نقص فيه، أو شيء بينهما، فإن ذلك يؤثر بشكل مباشر على طريقة عمل الفريق. تحسين التواصل داخل الفريق يمكن أن يحل الكثير من هذه المشكلات. لقد أجرينا الكثير من الأبحاث، وخرجنا بهذه القائمة الضخمة التي تتضمن ٥٠ طريقة لتحسين التواصل مع فريقك.
فلنبدأ – ونأمل أن تجدي على الأقل بعض النصائح التي يمكنك تطبيقها مع فريقك!
توظيف الموظفات والموظفين الجدد
عندما تنضم موظفة جديدة إلى شركتكِ، فمن المرجح أنها متحمسة جدًا للبدء والنجاح في دورها الجديد. ومع ذلك، فهي أيضًا تشعر بالكثير من التوتر في نفس الوقت. فهي تكون متوترة أثناء تعرّفها على مكان العمل الجديد وفريقها للمرة الأولى، وتبدأ في التواصل معهم.
٦٩٪ من الموظفين يميلون للبقاء في الشركة لمدة ثلاث سنوات إذا كانت تجربتهم في الانضمام جيدة.
كلنا نعرف كيف يكون الشعور عند الانضمام إلى مجموعة جديدة، سواء في المدرسة أو العمل أو أي مكان آخر. من الممتع التعرّف على أشخاص جدد، لكنه قد يكون تحديًا على مستوى التواصل. إليكِ بعض الطرق التي تساعد على جعل تجربة الانضمام أسهل على الموظفة الجديدة:
- قدّميها بشكل جيد إلى زملائها وزميلاتها. يمكنكِ إعداد فيديو تعريفي ونشره بشكل علني، لا تجعلي الأمر سرًّا.
- أرسلي بريدًا إلكترونيًا إلى الجميع في الشركة لإعلامهم بانضمام شخص جديد. شاركيهم بعض المعلومات عن الموظفة الجديدة.
- خصّصي لها لوحة اسم على مكتبها أو باب مكتبها، واطلبي لها بطاقات عمل.
- امنحيها صلاحية الوصول إلى المعلومات الداخلية أو الوثائق التي تستخدمونها في الشركة. بهذه الطريقة ستتمكن من فهم طريقة عملكم وتواصلكم.
إذا كنتِ ترغبين في توفير الوقت عند انضمام موظفات جدد لاحقًا، أعدّي قائمة تحقق خاصة بالانضمام يمكنكِ استخدامها مرارًا.
الاحتفاء بالتنوّع في بيئة العمل
في الوقت الحاضر، من الطبيعي أن تعملي ضمن فريق يتكوّن من أشخاص من مدن أو دول أو حتى قارات مختلفة. في فريق Chanty، هناك موظفون يعملون من منازلهم في مناطق متفرقة من أوروبا. من المهم أن تتذكري أن الثقافات المختلفة تفهم الأمور وتقدّم التغذية الراجعة بطرق مختلفة.
على سبيل المثال، مديرة مشاريع في بوسطن تطلب من مطوّر في البرازيل إنهاء مهمة “قريبًا”. المشكلة أن مفهوم “قريبًا” قد يختلف تمامًا بين الثقافتين. اللغات والثقافات قد تنسب معاني مختلفة لعبارات نظنّ أنها واضحة للجميع.
ومن الشائع جدًا هذه الأيام أن تعملي مع أشخاص لا يتحدثون لغتك، لذا سيكون من الضروري استخدام لغة مشتركة مثل الإنجليزية.
“تم ذكر حواجز اللغة كسبب في فشل ٤٠٪ من الفرق الافتراضية العالمية.”
لكن، يمكن تحسين التواصل في بيئة عمل متعددة الثقافات:
- قدّمي دورات لتعلّم اللغات لمساعدة الموظفات والموظفين على التواصل بشكل أفضل.
- تجنّبي الإفراط في استخدام العبارات الاصطلاحية، أو العامية، أو المصطلحات التقنية عند الحديث مع من لا يتحدثون اللغة بطلاقة. استخدمي لغة بسيطة وسهلة الفهم.
- استعيني بشخص يتحدث اللغتين لشرح أفكارك بشكل أوضح لغير الناطقين بها.
- تواصلي مع أشخاص من ثقافات مختلفة! من الشائع أن يتجمّع الأشخاص من نفس البلد معًا، حاولي كسر هذه الدائرة وتحدثي مع الجميع في مكان العمل.
استخدام علم النفس: حددي من هو من
من المحتمل أنكِ خضتِ يومًا اختبارًا من تلك الاختبارات الغريبة للشخصية التي تخبركِ إن كنتِ أشبه ببرغر معين أو خط كتابة أو شخصية من فيلم Pulp Fiction. لا بأس، اعترفي، هناك متعة خفية في معرفة أنكِ أقرب إلى “فينسنت فيغا” من “مارسيلوس والاس”!
رغم أن بعض هذه الاختبارات تبدو تافهة، إلا أن اهتمامنا بها له سبب مهم. هذه المعرفة يمكن أن تساعدكِ على فهم أفضل لطريقة العمل مع أعضاء فريقك – وهذا أمر أساسي لبناء فرق ناجحة ومنتجة. إليكِ بعض اختبارات الشخصية التي يمكنكِ تجربتها:
- اختبار السمات الخمس الكبرى (Big Five Personality Test)
- اختبار الأنماط النفسية لجونغ (Jung Typology Test)
- اختبار “رورشاخ” (Rorschach Test)
كل موظفة وموظف لديهم هوية وشخصية فريدة. وعلى المديرات التعامل مع مجموعة متنوعة من الطباع في بيئة العمل. فكيف يمكنكِ الاستفادة من وجود شخصيات مختلفة في فريقكِ؟
كوّني مزيجًا متوازنًا من الشخصيات، وساعديهم على التفاعل بالطريقة المناسبة.
- كوّني فرقًا تضم شخصيات متنوعة. سيجعل ذلك بيئة العمل أكثر استقرارًا، ويُحسّن فعالية التواصل.
- من المهم أن تدركي أن بعض الموظفات والموظفين يتمتعون بشخصيات قيادية، بينما يميل البعض الآخر إلى الانطواء، لكن للجميع ما يقدمنه ويقدمونه. ولهذا السبب عليكِ التأكد من مشاركة الجميع في الاجتماعات والمناقشات.
- قدّري قيمة جميع أنواع الشخصيات. مجرد أن يتصرف شخص ما بطريقة مختلفة، لا يعني ذلك أنه لا يستطيع المساهمة في نجاح مؤسستك. باستخدام أسلوب الإدارة المناسب، يمكنكِ دمج مختلف الشخصيات في بيئة العمل.
كل موظفة وموظف يحتاج إلى أسلوب تعامل خاص. عليكِ أن تكوني على دراية بأنواع الطباع المختلفة، وكيفية التعامل مع كل منها بفعالية. وبهذه الطريقة، ستتواصلين بشكل أفضل مع الجميع كقائدة، وسيصبح فريقكِ أكثر انسجامًا ونجاحًا.
استعدي، فالتغذية الراجعة قادمة
من دون تغذية راجعة، فإن أفضل ما يمكنكِ أن تأملي به هو تحقيق أهدافكِ بالصدفة. وفي أسوأ الأحوال، ستتخبطين دون أن تعرفي إن كنتِ تقومين بالأمر بشكل صحيح أم لا. إذا كنتِ ترغبين في إنشاء آلية فعالة للتغذية الراجعة في العمل، انتبهي للنقاط التالية:
- اعتمدي سياسة الباب المفتوح
من أكبر المشكلات التي تواجه الموظفات والموظفين في بيئة العمل هي ضعف التواصل مع المديرين والمديرات أو الرؤساء التنفيذيين. في كثير من الأحيان يشعرن بعدم الراحة عند التواصل، مما يدفعهن لتجنبه تمامًا.
حاولي تطبيق سياسة الباب المفتوح، بحيث يتمكن الجميع من التوجه إليكِ ومشاركة ما لديهم في الوقت الذي يرونه مناسبًا. الكل يستفيد في هذه الحالة.
- قدّمي منصة للتغذية الراجعة المجهولة
امنحي الموظفات والموظفين الفرصة للتعبير عن آرائهن دون الكشف عن هويتهم، من خلال إرسال استبيان داخلي مجهول أو عبر صندوق اقتراحات مجهول الهوية.
أصبحي خبيرة الاجتماعات
لماذا تنتشر الاجتماعات غير الفعّالة بهذا الشكل؟ أحد الأسباب هو أن الكثيرين لا يدركون التكلفة الحقيقية للاجتماع. تأملي هذا الاقتباس من كتاب ReWork لجيسون فرايد وديفيد هاينماير:
لنفترض أنكِ قررتِ تنظيم اجتماع مدته ساعة واحدة، ودعوتِ إليه عشر موظفات أو موظفين. هذا يعني أن الاجتماع فعليًا مدته عشر ساعات، وليس ساعة واحدة فقط. أنتِ تضحّين بعشر ساعات من الإنتاجية مقابل ساعة من وقت الاجتماع.
ما رأيكِ الآن؟
giphy.com
من ناحية أخرى، لا يمكننا إنكار أن الاجتماعات هي الوسيلة رقم ١ للتعاون – فلا يمكنكِ التخلّي عنها تمامًا. ومع ذلك، هناك طرق لجعلها أكثر فعالية ولتعزيز التواصل داخل الفريق.
- حددي جدول أعمال واضح لكل اجتماع – من سيتحدث، عن ماذا، ومتى.
- اضبطي مؤقتًا وأنهي الاجتماع عند انتهاء الوقت. لا نعقد اجتماعات تتجاوز ٣٠ دقيقة؛ و١٥ دقيقة أفضل حتى.
- دعي أقل عدد ممكن من الأشخاص.
- دعي فقط من لهنّ أو لهم علاقة مباشرة بالموضوع المطروح للنقاش.
- اختتمي كل اجتماع بنتيجة واضحة، وكلفي شخصًا محددًا بتنفيذها.
- اعقدي محادثات فردية منتظمة إلى جانب الاجتماعات الجماعية. بهذه الطريقة ستفهم الإدارة الموظفات والموظفين بشكل أفضل والعكس صحيح.
يمكنكِ أيضًا الحصول على أداة تواصل مناسبة لفريقكِ، تتيح لكِ مناقشة الخطط، وتوزيع المهام، وإدارة كل جوانب التواصل والتعاون من مكان واحد. وبهذه الطريقة، يمكنكِ تقليل عدد الاجتماعات التي تعقدينها بشكل فعّال.
احصلي على أدوات تواصل مناسبة تُسهّل التواصل وتُبسطه داخل الفريق.
- أولًا، لا تستخدمي البريد الإلكتروني فقط للتواصل.
ربما تحبين الرسائل الإلكترونية، لكنكِ بحاجة لتجربة أسلوب تواصل آخر. فالموظفون غالبًا لا يقرأون الإيميلات، ويفوتهم الكثير منها، أو يتجاهلونها، أو حتى يحذفونها دون الرد عليها.
- استخدمي تطبيقًا خاصًا بتواصل الفريق.
نحن مهتمون جدًا بتطبيقات التواصل الخاصة بالفرق – يمكنكِ أن تلاحظي ذلك من الأداة التي نبنيها. ولسنا وحدنا – هناك العديد من أدوات التواصل المتاحة اليوم. السبب في شعبيتها هو أنها ببساطة تعزز التواصل.
تخيّلي هذا السيناريو: زميلة ترسل لكِ رابطًا مهمًا للعمل. تحاولين تذكّر أين أرسلته، وتمضين ساعات في البحث. هل أرسلته عبر فايبر؟ أم ماسنجر؟ سكايب؟ بريد إلكتروني؟ أو شيء آخر؟ وهل كانت هي أصلًا من أرسله، أم شخص آخر؟
السبب الرئيسي الذي يجعلنا نستخدم تطبيقًا خاصًا بتواصل الفريق هو أن يكون كل التواصل المهم في مكان واحد. تتبع الرسائل والإيميلات عبر عدة تطبيقات أصبح مرهقًا، فقررنا استخدام تطبيق واحد فقط للعمل.
وبهذا لا يكون لديكِ كل محادثاتكِ في مكان واحد فحسب، بل يمكنكِ أيضًا الوصول إلى جميع ملفات العمل بسهولة. والأفضل من ذلك، أنكِ تستطيعين الوصول إلى كل شيء من أي مكان. أما التطبيقات الحديثة لتواصل الفريق، فهي مليئة بالميزات التي تعزز إنتاجية الفريق. على سبيل المثال، في Chanty يمكنكِ تحويل الرسائل إلى مهام داخل التطبيق نفسه.
- افسحي المجال للمحادثات العاطفية والغير رسمية
عندما يتعلق الأمر بالتواصل في العمل، فإن المحادثات غير الرسمية أكثر أهمية وصعوبة مما تعتقدين. يمكنكِ استخدام تطبيقات دردشة الفريق لحظات الدردشة غير الرسمية والتحدث عن أمور غير متعلقة بالعمل في القنوات المخصصة لذلك. إذا كنتِ تعملين في فريق عن بُعد، فإن هذا النوع من التواصل يكون مهمًا بشكل خاص.
- استخدمي أداة لإدارة المشاريع عبر الإنترنت
التعاون هو جوهر التواصل الجيد بين أفراد الفريق. والخبر الجيد (والمُربك!) هو وجود الكثير من أدوات إدارة المشاريع التي تساعدكِ في تحسين التواصل داخل الفريق. يمكنكِ من خلالها متابعة تقدم المهام، والتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة. كما أنها تساعد في توثيق العمل بسهولة.
كل عقبة خلال دورة حياة المشروع تمثّل فرصة لحدوث الفوضى. إحدى الدراسات وجدت أنه عندما تتحسن المنظمات في إدارة المشاريع، تتحسّن مؤشرات الأداء الرئيسية بشكل كبير، وقد تزيد الإنتاجية بأكثر من ٦٠٪.
في مرحلة ما، ستدركين أنكِ لا تستطيعين إدارة كل شيء باستخدام جداول البيانات، وعندها ستبدئين في استخدام أدوات إدارة المشاريع. هذه الأدوات ستساعدكِ على توفير الوقت والتعاون بشكل فعال مع فريقكِ.
إليكِ بعض الفوائد العديدة لاستخدام أدوات إدارة المشاريع:
- التخطيط والتوقّع
- تتبع التقدّم
- الوصول الفوري والدائم إلى جميع التطبيقات
- الأمان
إذا لم تعودي قادرة على إدارة مشاريعكِ باستخدام الجداول والإيميلات، جرّبي أدوات إدارة المشاريع بدلًا منها.
لا تنسي أهمية التحفيز
بعض الشركات تفشل في إدراك مدى أهمية تحفيز الموظفات والموظفين.
وفقًا لأحدث تقارير Gallup حول هذا الموضوع، حالة بيئة العمل الأمريكية، فإن:
٧٠٪ من الموظفين يفتقرون إلى الشعور بالارتباط الحقيقي في العمل بدرجة أو بأخرى.
ويُقدّر أن ذلك يُكلّف الاقتصاد الأمريكي ما بين ٤٥٠ إلى ٥٥٠ مليار دولار سنويًا بسبب انخفاض الإنتاجية.
في المقابل، فإن تحفيز الموظفين يمكن أن يؤدي إلى زيادة الإنتاجية، ويمنح المؤسسة القدرة على تحقيق نتائج أفضل وأعلى.
- حددي هدفًا مشتركًا
في كل شركة، سواء كانت وكالة إعلانات أو متجر تجارة إلكترونية B2B2C، هناك دائمًا أهداف مشتركة تعتمد على طبيعة العمل. تحديد هذه الأهداف وتوضيحها يمكن أن يعود بفوائد كبيرة على الفريق. في النهاية، لا شيء أهم من أن يتشارك جميع أفراد الفريق نفس الرؤية والذهنية.
- وضّحي الرسالة والرؤية
خذي الوقت الكافي لشرح قيم الشركة ورسالتها، سواء ضمن برامج التدريب المؤسسي أو كتذكير دوري للموظفات والموظفين. عندما يتوحد الجميع في فهمهم لأهداف الشركة، سيكون التواصل فيما بينهم أكثر فعالية من أجل تحقيق تلك الأهداف.
راجعي مهاراتكِ في التواصل
كل مديرة تتمنى أن يتقن فريقها فن التواصل، لكن ماذا عن مهاراتكِ أنتِ؟ إذا أردتِ أن تكوني قائدة يُحتذى بها، فلا بد من تطوير الذات أولًا. تحسين مهاراتكِ الشخصية في التواصل يُشكّل الأساس لتواصل أفضل داخل الفريق، مما يؤدي إلى تعاون أكبر وإنتاجية أعلى.
- اطرحي الأسئلة
مهما كانت طبيعة عمل شركتكِ، فإن كل موظفة وموظف يرون الأمور من زاويتهم الخاصة. عندما تسألين الفريق عن الطريقة التي يفضلون التواصل بها، يمكنكِ وضع خطة تواصل أفضل تناسب الجميع. بالإضافة إلى ذلك، سيسعد الفريق بإحساسهم أنكِ تهتمين برأيهم وتسعين لفهمهم.
- امنحي انتباهكِ الكامل
تخيّلي أنكِ تتحدثين مع شخص ما، لكنه يظل يطالع هاتفه أو ينظر في كل اتجاه إلا إليكِ… بالتأكيد لن تشعري برغبة في الاستمرار بالكلام. حافظي على التواصل البصري بما يتماشى مع اللباقة، واتركي كل ما يشغلكِ جانبًا لتظهري اهتمامكِ الحقيقي بمن أمامكِ.
- خذي وقتكِ للاستماع
الحوار ليس من طرف واحد. إذا كنتِ المتحدثة طوال الوقت، سيتوقف الناس عن الاستماع لكِ تدريجيًا ولن تصلهم رسالتكِ. امنحي الآخرين الفرصة للمشاركة، فبهذه الطريقة يشعر الجميع بأن لهم دورًا فعّالًا في المحادثة.
- كوني واعية بكيفية تواصلكِ
التواصل الواعي لا يقتصر على الكلمات فقط. راقبي وضعيتكِ، وتعابير وجهكِ، ولغة جسدكِ. استريحي بذراعيكِ بدلًا من تشبيكهما أمام صدركِ – فهذه إشارة تُفسَّر غالبًا على أنها موقف دفاعي. ابتسمي عندما يكون الموقف مناسبًا، وحرّكي رأسكِ أثناء حديث الطرف الآخر، واحرصي على التواصل البصري.
- تابعي كتابيًا بعد الاجتماعات
لا أحد يتذكر كل ما قيل في الاجتماع. اكتبي ملاحظات قصيرة وارسليها عبر الإيميل إلى من يحتاج إلى معرفتها.
- أبلغي وألهمي
قد يبدو الأمر بسيطًا، لكنه ليس كذلك دائمًا – حاولي أن تلهمي الموظفات من خلال طريقة تواصلكِ ليتخذن خطوات فعلية. وإذا لم تتمكني من ذلك بمفردكِ، يمكنكِ الاستعانة بمدرّبة أو مستشارة.
- اجعلي التواصل متبادلًا
إذا كنتِ تقدمين ملاحظات لفريقكِ، تأكدي من طلب الملاحظات منهم أيضًا. كما ذكرنا سابقًا، قد يترددن في إعطاء ملاحظات صريحة، لذلك يمكنكِ جعل النظام مجهولًا للحصول على ردود فعل أكثر صدقًا.
- اجعليه مباشرًا وجهًا لوجه
تطبيقات التواصل بين الفريق مثل Chanty هي الوسيلة الأسرع والأكثر فعالية للتواصل. لكن رؤية زميلاتكِ وجهًا لوجه تضيف صدقًا وشفافية أكبر إلى المحادثة.
- لا تُفرطي في التواصل
هناك فرق دقيق بين إرسال عدد كافٍ من الإيميلات وبين إغراق صندوق البريد. خصوصًا بعد انتهاء يوم العمل، لا ترسلي عددًا كبيرًا من الرسائل لزميلاتكِ، فغالبًا يمكن تأجيلها للصباح.
- لا تُشخصني النقد
سواء كنتِ تقدمين نقدًا أو تتلقينه، احرصي دائمًا على التركيز على الفعل نفسه وليس على نية الشخص. لا يمكنكِ معرفة ما الذي كان يقصده قبل أن يتصرف. قدّمي وتقبّلي النقد دون إدخال المشاعر قدر الإمكان.
- قدّمي المديح بطريقة مدروسة
عندما تُشيدين بزميلة على أداء مميز، قد تتساءل عمّا فعلته بالضبط لتستحق هذا الثناء. كوني محددة في ملاحظاتكِ – إذا قامت إحداهن بعمل جيد (أو ضعيف)، أخبريها بما فعلته تحديدًا ليستحق هذا التقييم. بهذه الطريقة، ستعرف الموظفات التوجّه الصحيح عند القيام بمهمة مشابهة في المستقبل.
- تعاملي مع الاقتراحات بجدية واشرحي السبب عند الرفض
تقبّلي جميع الاقتراحات التي تردكِ وامنحي زميلاتكِ شعورًا بأن آراءهن مسموعة. لكن لا تخافي من رفض الاقتراحات غير المناسبة، مع الحرص على توضيح الأسباب وراء هذا الرفض متى أمكن.
بناء الفريق أمر مهم جدًا
إذا كنتِ ترغبين في تحسين طريقة عمل فريقكِ، فعليكِ إدخال بعض أنشطة بناء الفريق في جدول العمل. هناك العديد من الأنشطة التي يمكنكِ تجربتها، سواء داخل المكتب أو خارجه. مثل دروس الطبخ، الفعاليات الموسيقية، تعلّم اللغات، ألعاب بناء الفريق، الرحلات إلى الحدائق الترفيهية أو مزارع الحيوانات الأليفة، أو حتى القيام بمقالب طريفة بين الزميلات – والخيارات لا حصر لها. إليكِ بعضًا من الطرق المفضلة لدينا لبناء الفريق.
- اخرجي من المكتب
البقاء داخل المكتب لفترات طويلة قد يترك آثارًا نفسية سلبية على الجميع. أحيانًا، كل ما تحتاجينه هو التغيير بالخروج قليلًا. وعلى عكس الاعتقاد السائد، التواجد خارج المكتب لا يعني بالضرورة التوقف عن العمل. بإمكانكن الانتقال إلى مكان مختلف للعمل على مشروع ما سويًا. على سبيل المثال، فريق التسويق لدينا يعقد اجتماعه دائمًا في مقهى قريب – فالأجواء هناك أكثر متعة.
- خطّطي ليوم عمل خارج المكتب
بدلًا من العمل المتواصل، يمكنكِ تخصيص يوم أو يومين لتعزيز التقارب بين أفراد الفريق. يعتبر “الريتريت” أو يوم العمل الخارجي وسيلة رائعة لتحقيق ذلك، ولا يتطلب ميزانية ضخمة – إذ يمكنكِ زيارة أماكن قريبة لا تبعد أكثر من ساعة عن المكتب، ولا داعي للسفر إلى قارة أخرى.
- احضري المؤتمرات كفريق
فكّري بها كصفقة مزدوجة – تحضرن مؤتمرًا وتتعلمّن شيئًا جديدًا، وتقضين وقتًا ممتعًا مع الفريق. ولا داعي للقلق بشأن التكاليف، فبإمكانكِ دائمًا العثور على مؤتمرات محلية بأسعار مناسبة.
- اسمحي بالأحاديث الجانبية
كثير من أصحاب العمل لا يحبّذن حديث الموظفين في أمور غير متعلقة بالعمل داخل المكتب. لكن هذا لا يُعد مضيعة للوقت – بل هو وسيلة رائعة لتعزيز التواصل بين الفريق. شجّعي الدردشات الخفيفة كلما أمكن، حتى يتعرف الزملاء على بعضهم أكثر ويتواصلوا بشكل أفضل.
- احتفلي بإنجازات موظفاتكِ
إذا قامت إحداهن بعمل رائع، فيجب أن تُكرّم وتُكافأ. ربما لا يمكنكِ منحها زيادة مالية، لكن يمكنكِ تقديم شيء لا يقل قيمة – وقتكِ. خُذي من وقتكِ لتُظهري تقديركِ لمجهودها، واحرصي دائمًا على أن يتم ذلك علنًا أمام باقي الفريق.
- التعرّف على الموظفات الخجولات ومساندتهن
كل واحدة منا لها شخصية مختلفة، وبعض النساء بطبيعتهن خجولات. بدلًا من محاولة تغييرهن، احترمي طبيعتهن وساعديهن على التعبير عن أنفسهن أكثر. أظهري لهن اهتمامًا صادقًا وشجّعي مداخلاتهن حتى يُسهمن في التواصل داخل بيئة العمل بجميع أشكاله. وتذكّري أن هذا قد يحتاج بعض الوقت حسب شخصية كل واحدة.
- ركّزي على ثقافة الشركة
ثقافة الشركة من الأمور التي يسهل قولها ولكن يصعب تنفيذها. هي مجموعة من القيم التي تؤمنين بها، وتشكّلكِ وتميّز شركتكِ ليس فقط عن المنافسين، بل عن باقي الشركات أيضًا. بالنسبة لنا، ثقافة الشركة تعني التكاتف، الشفافية، والتواصل المفتوح. خصّصي وقتًا لكتابة ما تعنيه لكِ بيئة العمل، والفلسفة التي تعتمدينها في طريقة إدارتكِ.
- شجّعي التعلّم بين الأقسام المختلفة
ألن يكون رائعًا لو أن إحدى موظفات التسويق تعلّمت عن المبيعات؟ أو أن مطوّرة برمجيات فهمت المزيد عن تسويق المنتجات؟ إذا فتحتي الباب للتعلّم بين الأقسام وشجّعتِ عليه، سيتمكن الجميع من فهم أسباب بعض القرارات بشكل أوضح، وسيرون الشركة أو المنتج من منظور أشمل. من يدري؟ ربما تصبح إحدى موظفات المبيعات عضوًا مميزًا في فريق التسويق في المستقبل!
التفكير خارج الصندوق عندما يتعلق الأمر بمساحة العمل
الناس بحاجة إلى مساحات مريحة للعمل. لا يمكنكِ توقّع نتائج رائعة إذا أحطتِ فريقكِ ببيئة تُشعرهم بعدم الراحة أو التعاسة.
الاستثمار في الأثاث المريح واستخدام المساحة بفعالية قد يزيد الإنتاجية بنسبة تصل إلى 64%.
- أعيدي ترتيب مكتبكِ
لستِ بحاجة إلى شراء أثاث جديد لإحداث تغيير في المكتب. العديد من المكاتب اليوم لا تزال تُنظّم بالشكل التقليدي، حيث يتم فصل الموظفين عن بعضهم البعض بالحواجز والجدران. إزالة هذه العوائق خطوة رائعة للبدء في إعادة ترتيب المكتب وتحسين التواصل داخل الشركة.
- احترمي الحاجة إلى الصمت
بعض الأشخاص يبدعون في بيئات صاخبة، وآخرون يحتاجون إلى الهدوء ليقدّموا أفضل ما لديهم. في كل الأحوال، نحتاج جميعًا إلى غرفة هادئة للاجتماعات أو مكان يمكننا فيه الاسترخاء. حاولي تخصيص غرفة أو زاوية هادئة في المكتب ليختار الموظفون الذهاب إليها متى ما احتاجوا إلى بعض السلام.
- تجربة “المكتب المتنقّل” (Hot desking)
هناك مفهوم يُدعى “المكتب المتنقّل” حيث لا يمتلك أحد مكتبًا ثابتًا، بل يتنقّلون بين المكاتب وفقًا للشخص الذي يحتاجون إلى التعاون معه ذلك اليوم. قد لا يكون تنفيذ ذلك سهلاً دائمًا، لكنه طريقة رائعة لتحفيز التواصل بين جميع أعضاء الفريق.
- استخدمي آلة قهوة واحدة فقط
هناك قصة شهيرة عن شركة استخدمت آلة قهوة واحدة فقط للمبنى بأكمله – وقد حققوا نتائج مذهلة. الأمر بسيط – وجود آلة قهوة واحدة فقط يدفع الناس للتواصل مع بعضهم أكثر.
- تقنية غرفة الجدار الأبيض
غرفة الجدار الأبيض ليست بالضرورة غرفة جدرانها بيضاء. إنها مساحة يستطيع أي شخص من أي فريق استخدامها لتبادل الأفكار وحل المشكلات باستخدام السبورة البيضاء. يمكن للجميع الدخول إليها لمناقشة التحديات واقتراح حلول لها.
إلى جانب التواصل، نستخدم السبورات البيضاء في مكتبنا للعمل الجماعي. لدينا سبورة واحدة للمهام – عندما نُنجز مهمة، نحذفها. أما السبورة الثانية فنستخدمها لتفصيل المهام الكبيرة والمعقّدة. بهذه الطريقة، هناك سبورة لتحديد المهام المُنجزة، وأخرى لشرح الأمور المعقّدة. قد يبدو ذلك معقّدًا، لكنه بسيط جدًا، ومُرضٍ للغاية مشاهدة المهام تختفي أمام عينيكِ.
دمج الوسائل البصرية، مثل القوالب الرسومية الجاهزة للاستخدام في جلسات العصف الذهني أو حتى العروض التقديمية، يمكن أن يكون فعالًا جدًا في خلق بيئة عمل مريحة وتعزيز ثقافة تواصل منفتحة.
نصيحة إضافية: الطاولات القابلة للطي داخل الجدران
أنتِ لا تعلمين كم عدد الأشخاص الذين ستحتاجين إليهم لإنجاز مهمة ما. أحيانًا، قد تحتاجين إلى طاولة إضافية لمساعدة إضافية، وهنا تأتي فائدة الطاولات القابلة للطي. فهي لا تشغل مساحة إضافية وتكون جاهزة عند الحاجة لمكان إضافي للأجهزة أو للعمل الجماعي.
عند العمل ضمن فريق، المساحة الإضافية تصنع فارقًا كبيرًا في تحسين التواصل. الأمر لا يقتصر على إزالة الفوضى – بل يتعلق بتوفير مساحة يتجمع فيها الجميع ويتبادلون الأفكار دون الشعور بالضيق. الطاولات القابلة للطي تتيح لكِ إنشاء مساحات مرنة وحيوية تتكيّف مع احتياجات فريقكِ، مما يجعل التواصل والتعاون أكثر سلاسة، مهما كانت المهمة.
الخاتمة
نأمل أن تكوني قد استمتعتِ بقراءة هذا المقال بقدر ما استمتعنا بكتابته! قائمة الـ 50 طريقة لتحسين التواصل والتعاون في العمل هي خلاصة تجربتنا ورغبتنا في تطوير أسلوب العمل في Chanty. فالتواصل الفعّال بين أعضاء الفريق هو أساس خلق بيئة عمل إيجابية وزيادة الإنتاجية. من خلال تطبيق هذه الاستراتيجيات، يمكنكِ تحسين التواصل داخل فريقكِ بشكل ملحوظ وفتح الطريق أمام تعاون أكثر فاعلية.
نتمنى من القلب أن تكون هذه النصائح مفيدة لكِ، وأن تتمكني من تطبيق بعضها في مكان عملكِ. وإذا كانت لديكِ نصائح أخرى ترين أننا بحاجة إلى معرفتها، فشاركيها معنا في التعليقات أدناه! 😉
Add comment